Avere un software gestionale consente a imprese e lavoratori con partita iva di monitorare molti processi. Il carico di lavoro è spesso molto gravoso.
Apprendere come ottimizzare il proprio tempo rappresenta una competenza fondamentale che permette di definire le priorità, rispettare le scadenze e programmare le attività.
Per evitare sprechi di tempo e energie, è necessario che un’organizzazione che utilizzi un software gestionale sappia parlare della matrice di Eisenhower o di Covey.
Vediamo nel dettaglio di cosa si tratta e come funziona.
Software gestionale e time management: quali sono le priorità
Di facile utilizzo per chi ha un software gestionale, la matrice è uno schema che aiuta il time management del proprio lavoro a prescindere dalla dimensione dell’impresa.
Serve a ordinare le priorità separando ciò che è urgente da ciò che è superfluo, classificando le attività giornaliere in base al loro grado di urgenza e importanza.
È opportuno precisare innanzitutto che quello di importanza è un concetto soggettivo: ciò che è importante per chi utilizza il software gestionale può non esserlo per qualcun altro.
Apprendere a gestire le priorità con la consapevolezza della scala di valori di ciascuno è di fondamentale importanza per gestire efficacemente il tempo.
Al contrario, il concetto di urgente è oggettivo e dipende unicamente dalla variabile tempo.
Software gestionale e time management: come compilare la matrice
Compilare la matrice costringe chi utilizza un software gestionale a ottimizzare i tempi.
Nel primo gruppo di attività importanti e urgenti rientrano tutte quelle che non è in alcun modo possibile rimandare e che non sono delegabili ad altri.
Per intenderci, si tratta di attività legate a situazioni di crisi o di emergenza.
Nel secondo quadrante, è opportuno far rientrare i compiti importanti e non urgenti: in questo caso, includiamo attività che prevengono crisi e emergenze o ancora che riducono il numero di voci del primo quadrante.
Il terzo quadrante invece è quello relativo all’area delleattività non importanti e urgenti: vi rientrano tutte quelle mansioni che possono essere delegate ai collaboratori, ma di cui, di fatto, si occupa il manager.
Una situazione tipo che afferisce al terzo quadrante è quella che si verifica quando, di fronte a una richiesta imprevista e urgente di un cliente, i collaboratori non sanno come gestire l’imprevisto e chiedono pertanto l’intervento del titolare.
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